В современном развивающемся мире количество используемых документов стремительно растет. Эффективное функционирование каждой организации, независимо от ее профиля, находится в прямой зависимости от уровня оперативной обработки документации и информации, скорости взаимодействия между структурными подразделениями организации и контрагентами. Поэтому автоматизация документооборота является одной из первостепенных задач современных организаций.

До 80-90 гг. ХХ века документация организаций была представлена в основном на бумажных носителях. И, конечно же, на обработку информации уходило значительное количество времени. В современных условиях сокращение времени работы с информацией возможно в связи со стремительным развитием технологий. Продуктами такого развития являются различные по назначению системы, в частности, система электронного документооборота (СЭД). По мнению экспертов, полный переход на безбумажную обработку невозможен, но всё же электронный документооборот будет преобладать [5].

Электронным документом называют набор информации (текст, изображение, звукозапись), который сохранен на компьютере (в формате Word, Excel и т.д.). Каждый такой набор информации имеет карточку со своими атрибутами, по которым можно быстро найти документ. Существует понятие потока работ (Workflow) – это определенная последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например, последовательностью действий будет являться прием документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа, бизнес-процессом – работа с обращениями граждан. Способ организации работы с документами, где основной объем используется в электронном виде и хранится централизованно называют электронным документооборотом [4].

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютерную программу (программное обеспечение, систему), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). В ряде случаев СЭД называют системой управления электронными документами (EDMS – Electronic Document Management Systems) [3].

Для традиционного документооборота характерны следующие проблемы:

— возможность потери документов;

— накопление определенного объема документов с неизвестным назначением и источником;

— возможность попадания документации в чужие руки;

— потери рабочего времени в связи с поиском необходимого документа;

— рост затрат в связи с созданием копий документов;

— потери рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документации.

Внедрение СЭД решает все вышеупомянутые проблемы, и при этом появляются дополнительные преимущества в работе, среди которых:

— более организованная и слаженная работа структурных подразделений организации;

— упрощение процедуры работы с документами и повышение её эффективности;

— повышение производительности труда за счет сокращения времени работы с документами (создание, обработка, поиск);

— повышение оперативности доступа к необходимой информации;

— возможность разграничения доступа структурных подразделений и сотрудников к информации.

Однако с переходом на электронные версии документации встает вопрос об обеспечении безопасности и надежности подтверждения подлинности данных документов. Это касается электронной подписи (ЭП) и других подобного рода способов. Электронная подпись является полноценной заменой рукописной подписи, которая обладает полной юридической силой согласно законодательству РФ. Это незаменимый инструмент, который позволяет наладить удобный и эффективный документооборот как внутри компании, так и с внешними контрагентами [2].

Рассмотрим пример бизнес-процесса в нотации BPMN [3]. Здесь рассматривается работа с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), которые поступают на предприятие по почте, факсу, электронной почте. Сразу после поступления документ заносится в систему (Рисунок 1).

Рисунок 1. Работа с входящими документами

Процесс организации электронного документооборота в организации включает следующие этапы (Рисунок 2). При этом некоторые этапы могут идти параллельно. Особое внимание необходимо обратить на этап, связанный с обучением персонала. Не следует экономить на этом средства, так как в случае недостаточной подготовленности персонала даже самая совершенная система СЭД, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна. В зависимости от протяженности перечисленных выше факторов организация электронного документооборота может занять от одной-двух недель до полугода [6].

Рисунок 2. Этапы организации электронного документооборота

Таким образом, автоматизированные системы документооборота необходимы в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Эффект от внедрения СЭД делится на две части:

• прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время и т.п.;
• косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль за исполнением, возможность накопления знаний и др.)

По причине того, что эффект от СЭД измеряется не прямой экономией ресурсов, а заметным повышением качества труда сотрудников, следовательно, и качеством работы всей организации, СЭД находят все более широкое применение [1]. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания и развития, для ведомств и государственных структур – возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами.