Введение.

Важнейшим ресурсом любой компании являются люди. Корпоративная культура же является инструментом сплочения коллектива. Наряду с привычными методами формирования корпоративной культуры в сфере сервиса, существует современный подход ее формирования с использованием специальных мероприятий. Совместная подготовка и участие в специальных мероприятиях поможет сплотить коллектив и разрядить рабочую атмосферу. Таким образом, можно говорить о том, что специальное мероприятие в сфере сервиса сегодня выступает необходимым инструментом формирования либо же развития корпоративной культуры.

Объекты и методы исследования.

Как на организацию сферы сервиса в целом, так и на ее корпоративную культуру влияют внешние и внутренние факторы, формируя уникальную внутреннюю культуру, присущую конкретной организации.

Вся огромная внешняя среда для предприятия сферы сервиса делится на факторы прямого и косвенного воздействия. К числу факторов ближнего окружения можно отнести следующие категории:

– потребители;

– поставщики;

– конкуренты;

– профсоюзы.

В участии данных категорий нельзя сомневаться, так как успешную работу предприятия невозможно представить ни без одной их приведенных составляющих. Так, поставщики обеспечивают предприятие постоянной продукцией, а потребители входят в среду ближнего окружения по той причине, что происходит постоянное взаимодействие и обмен ресурсами. Конкуренты при этом, являются мощным стимулом к развитию организации, а профсоюзы – приближают к чаяниям рядовых сотрудников [1].

Следует отдельно упомянуть о среде косвенного воздействия, куда включаются факторы, которые непосредственно оказывают влияние на организацию, но не прямое, а опосредованное. Сюда можно отнести следующие факторы:

– развитие технологий данной сферы сервисной деятельности;

– общее состояние экономики страны;

– социокультурные факторы данного региона;

– общеполитические факторы;

– взаимоотношения с местными властями и управляющими организациями.

Воздействие вышеперечисленных факторов на сервисную организацию часто определяют тенденции, которые со временем будут влиять на ближнее окружение. Невозможно оказать прямое давление на косвенное воздействие, в этом случае можно только отслеживать тенденции и учитывать их в планах развития организации.

Если же говорить о внутренней среде, то сюда относят все те факторы, которые находятся внутри предприятия и непосредственно влияют на работу организации. Можно выделить следующие элементы внутренней среды:

– производственная подсистема;

– коммерческая подсистема;

– учетная подсистема;

– подсистема безопасности;

– подсистема управления.

Можно констатировать, что корпоративная культура – своеобразное духовное поле компании, которое формируется под действием определенных процессов, определяющих единство идеологии, ценностей, философии, а также подходов к решению проблем и формированию стратегии.

Исходя из вышесказанного, можно выделить основные составляющие корпоративной культуры:

– ценности;

– коммуникация;

– общие цели;

– символы;

– культура трудового процесса и условий труда [2].

Ценности организации являются ядром в развитии и формировании корпоративной культуры, ведь именно на основе выделения ценностей происходит выработка норм и форм поведения внутри предприятия.

В литературе выделяется два уровня ценностей:

– базовые – представления о характере окружающего мира, природе человека, взаимоотношениях между людьми, воспринимаемые на веру;

– верования, которые разделяют все сотрудники фирмы, их осознание носит осознанный характер и регулируется желаниями индивидов.

Немаловажно, чтобы лидер организации также разделял и осознавал ценности корпорации, подавая тем самым пример всем сотрудникам предприятия.

Символы являются еще одним инструментом формирования организационной культуры, сюда относятся:

– лозунги;

– логотипы;

– легенды;

– мифы.

Так же как логотипы с лозунгами, так и легенды с мифами являются отражением ценностных ориентиров. Благодаря этим элементам можно сформировать имидж организации, в том числе и внешний, который предназначен для партнеров, конкурентов и, конечно, потребителей [3].

Имидж также немаловажен для сотрудников фирмы, потому что на основе этого появляется некоторое доверие к компании и осознание себя частью бренда. Мифы и легенды существуют как внутри организации, так и за ее пределами, они представлены в виде историй и анекдотов. Достаточно популярно использование девизов и лозунгов. Иногда краткое емкое изречение становится настолько востребовано, что трансформируется в крылатую фразу и способствует толерантности восприятия данной организации в окружающей среде.

Экспериментальная часть, результаты.

Пожалуй, коммуникация является одной из важнейших составляющих формирования и развития корпоративной культуры. Обмен информацией может производиться по вертикальным и горизонтальным каналам с прямыми и обратными связями. Средства распространения также могут носить многогранный характер. Здесь уместно говорить о формальных способах:

– совещания;

– приказы;

– конференции;

– инструкции.

Одновременно также и неформальные средства коммуникации носят функцию связующего звена, здесь можно выделить такие мероприятия, как:

– корпоративные праздники;

– конкурсы;

– вечеринки и так далее.

Для каждой компании характерна собственная специфика взаимоотношений между сотрудниками разных полов, возрастов, должностей и других критериев [4].

Что касается культуры труда, здесь необходимо сказать об уровне санитарно-гигиенических, психофизиологических показателей. Сотрудникам должно быть комфортно, находясь в приемлемых эстетических условиях. Ведь чем лучше чувствует себя человек, тем больше его производительности. И наоборот, индивид, находящийся в дискомфорте не может генерировать подходящие идеи и принимать важные решения.

Конечно, корпоративная культура не определяется только вышеперечисленными элементами, очень важна их взаимосвязь, иерархическое положение.

Итак, если говорить о специальном мероприятии именно как об инструменте формирования и развития корпоративной культуры, следует понимать, что общий праздник всегда запомнится человеку больше, чем различные формальные способы укрепления коллектива. Также необходимо сказать о том, что с помощью специальных мероприятий удается подействовать не на отдельного индивида, а на группу людей. Это можно объяснить тем, что при таком способе происходит эмоциональное воздействие, что способствует лучшему запоминанию символов и корпоративного посыла, которые были изначально заложены в сценарий мероприятия.

Необходимо правильно спланировать, а затем организовать мероприятие. В случае успешного проведения праздника можно заметить не только повышение эффективности труда, но и рост в части личностного поведения сотрудника и его отношения к компании, к коллегам и к самому себе.

В проведении специального мероприятия каждая деталь имеет значение. Поэтому, если праздник нацелен на сплочение коллектива, то следует поручить дело профессионалу. Грамотный и опытный ивент-менеджер может создать образ там, где его и не может быть. Все элементы, включая свет, цвет, музыку, ее громкость и спецэффекты, могут влиять на подсознание человека особым образом. Как правило, если компания применяет цветной логотип, то этому подбору цветов будет отдано преимущество при оформлении территории. А может быть даже определенный цвет будет использован в названии торжества [5].

Таким образом, можно получить эффект того, что человек, вспоминая, как ему было весело на мероприятии будет невольно вспоминать о том, кто был организатором, какой был повод для встречи, что за люди были в это время рядом. А самое главное, индивид будет ощущать себя и своих коллег единым целым на этом празднике, а также и после него.

Цели специального мероприятия, если речь идет о развитии корпоративной культуры в целом, могут касаться таких взаимодополняющих элементов, как:

– сплочение коллектива;

– развитие командного духа;

– улучшение и повышение продуктивности общения между сотрудниками компании;

– налаживание отношений между подчиненными и руководством;

– создание благоприятного психологического климата в коллективе;

– устранение враждебностей между подразделениями или конкретными индивидами;

– повышение ощущения собственной и корпоративной значимости;

– создание позитивного образа компании у работников.

Обращаясь к требуемой квалификации ивент-менеджера, следует заранее выяснить, каким образом специалист будет планировать данное  мероприятие. Активные виды деятельности в ходе праздника необходимо чередовать с умственными тренировками. А также, все времяпрепровождение должно быть проникнуто философией компании, ее стратегическими целями. Все эти элементы корпоративной культуры должны быть транслированы в виде, к примеру, визуальных образов и аудио символов. Эти знаки могут быть направлены не только на общение сотрудников, но также и на вертикальные взаимосвязи в компании [6].

В настоящее время большинство руководителей понимает, что важнейшим ресурсом компании является человек. Индивид обладает самым большим потенциалом, раскрыть который помогает мудрый управляющий. Сотрудники формируют особую культуру, где появляются особые нормы, традиции, обычаи, а также имеют место быть групповые интересы и прочие элементы, отличающие фирму от других аналогичных на рынке. Корпоративная культура выступает сейчас не как вспомогательное средство развития, а уже как стратегический инструмент, с помощью которого ориентация всех подразделений и сотрудников направлена на одну цель.

В то же время отрицательные показатели работы могут быть связаны с недостатком общения между коллегами. Там, где отсутствуют коммуникации, могут возникать недосказанности и недопонимания, что в свою очередь приведет не к лучшему результату. И здесь необходимо сказать, что именно специальное мероприятие поможет восполнить недостающие коммуникации между сотрудниками и улучшить отношения внутри фирмы.

Организация мероприятия – кропотливый и сложный процесс. Для того чтобы успешно провести событие необходимо отнестись к этому делу со всей ответственностью.

Специальные мероприятия могут быть официальными и неофициальными, на научные темы и развлекательные, тем самым можно сказать, что типов и видов ивент-мероприятий достаточно большое количество. Чтобы легче ориентироваться в современном ивент-пространстве следует разделить торжества по основным признакам.

Первое, что необходимо определить и решить, какая стратегическая цель будет поставлена в контексте всего мероприятия.   После четкого определения цели и задач события, необходимо окончательно принять решение о проведении мероприятия, взвесить все возможные положительные и отрицательные факторы. Следует объективно оценить возможности компании, материальные затраты и, главное, попытаться спрогнозировать результат от проведения события. Также на этапе подготовки желательно выполнить следующие задачи:

– познакомить сотрудников компании;

– рассказать о каждом отделе фирмы и дать представление о важности сплоченной работы элементов системы;

– упростить внутрифирменные коммуникации [7].

Данные действия можно не воплощать в жизнь, но, если сотрудники будут знать друг о друге, то коммуникация будет строиться легче и быстрее, что говорит о высоком развитии корпоративной культуры.

Подготовка к мероприятию стартует с той минуты, когда начинается фаза планирования торжества. На этом этапе рассматриваются всевозможные сценарии исхода праздника, учитываются дополнительные затраты человеческих, материальных, технических и иных ресурсов. Также данная фаза включает в себя публичное заявление о мероприятии в средствах массовой информации.

В настоящее время освещение события очень важно. Данный инструмент выступает в роли коммуникации между компанией и потенциальной целевой аудиторией, всей внешней средой.

Существует два подхода к этой теме:

– необходимость решения маркетинговой или репутационной задачи, для которой организуют мероприятие;

– есть намеченное мероприятие и необходимо обеспечить его качественное освещение в СМИ для придания необходимой огласки.

Оба эти метода хороши и используются на практике.

Но с другой стороны существует проблема того, что конкуренция на рынке продвижения растет с каждым годом. Компании должны сделать мероприятие ярким и интересным, чтобы привлечь внимание журналистов. В случае, когда торжество не особо привлекательно, существует риск получения отказа от прессы. Чтобы избежать такой ситуации необходимо не только тщательно продумать сценарий праздника, но и пригласить гостей, которые могли бы прийти и были бы интересны представителям прессы. Поэтому на данном этапе, кроме публичного заявления, необходимо определиться со списком приглашенных людей и полностью обеспечить приглашение обозначенной аудитории [8].

После публичного заявления в средствах массовой информации о проведении мероприятия наступает точка невозврата. Это означает, что отныне возрастают затраты или же они имеют больший объем. Можно сказать, что этот этап является последней возможностью для принятия окончательного решения. Здесь необходимо отметить, что происходит детализация планирования.

Но для того, чтобы составить план мероприятия сначала необходимо провести определенные исследования. Этап исследования, как правило, помогает определить потребности целевой аудитории, ожидания и желания потенциальных клиентов и партнеров. Это один из важнейших этапов, поскольку возможно адаптировать программу под целевую аудиторию, тем самым сведя риски к минимуму. И поэтому исследование необходимо проводить с запасом времени перед мероприятием, чтобы успеть внести корректировки.

Также обязательной процедурой для проведения успешного мероприятия является разработка сценария. Данная процедура, как правило, производится путем «мозгового штурма», когда происходит непрерывный поиск различных идей по направленности и содержанию мероприятия.

И, наконец, когда предварительные процедуры выполнены, можно переходить к планированию. Данный процесс – самый длинный и трудоемкий. Чем лучше проработаны два предыдущих этапа, тем легче будет менеджеру справиться с процедурой планирования, которая включает в себя использование времени, пространства и темпов, для определения наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов [9].

Следующим этапом подготовки мероприятия является монтаж конструкций и доставка необходимого оборудования. Предшествуют монтажу проектные работы:

– изучение технических параметров и особенностей площадки;

– разработка чертежей, планировок и т.д.;

– согласование работ с различными службами и инспекциями.

Непосредственно сам монтаж включает в себя следующие моменты:

– разработка графика монтажа и демонтажа;

– разработка плана помещений;

– постановка передвижных источников питания;

– монтаж сцены;

– установка звукового и светового оборудования;

– монтаж видеоаппаратуры и проекционной техники;

– изготовление и размещение декораций.

Непосредственно на этапе монтажа необходимо провести общее собрание, чтобы обсудить организационные вопросы и нюансы работ, а также составить график монтажа. Это необходимо для того, чтобы все знали, в какой очередности монтируются конструкции и к какому сроку должен быть готов тот или иной объект. Весьма важной деталью является также распределение обязанностей и установка сроков работ. Сотрудники распределяются по зонам, и получают от руководителя распоряжения и указания [10].

На этом этапе следует заключить договор с подрядчиком на оказание необходимых услуг. Данная процедура поможет защитить заказчика от невыполнения монтажа в срок, а предоплата укрепит серьезность намерений.

Следующий этап – официальное открытие или как его называют «открытая дверь». Любая церемония может поднять имидж компании и ее рейтинг. В торжественном праздновании могут принимать участие известные люди, деятели искусства, политики или науки, это только придаст больший интерес событийному мероприятию. Для минимизации рисков необходимо строго  придерживаться разработанного алгоритма действий.

После проведения мероприятия следует его официальное завершение, происходит демонтаж оборудования, расчет с сотрудниками и иные организационные работы. Главное, что следует сделать по окончании мероприятия – подвести итоги и выяснить, чего удалось достичь. Менеджеры должны осуществить анализ проекта и установить, насколько процентов выполнена главная цель мероприятия. Если же результат оказался неудовлетворительным, то необходимо произвести «работу над ошибками» и сделать все возможное, чтобы в следующий раз мероприятие достигло ожидаемого эффекта [11].

Заключение.

Таким образом, организация специального мероприятия сложный и кропотливый процесс, который требует тщательной подготовки. Это особенно актуально на современном этапе развития общества, поскольку на рынке существует огромное количество видов событийных мероприятий, а также организаций, которые их проводят.

Специальное мероприятие включает в себя ряд предварительных, подготовительных и заключительных работ, помимо самой основной части. И самое главное, к чему стоит стремиться – выполнить поставленную цель, ради которой и организуется событие.