Управление дебиторской и кредиторской задолженностью коммерческих организаций является важным аспектом сохранения ликвидности и финансовой устойчивости организации. Для эффективного управления необходим качественный анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности, выполненный на основании информации, формируемой в рамках финансового и управленческого учета. Однако без наличия (создания) системы внутреннего контроля в организации, обеспечивающих качество информационной базы анализа, эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью практически невозможно [10].

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью должно быть направлено на улучшение финансовых показателей организации [1,3].

При управлении дебиторской задолженности (важно – снижении величины дебиторской задолженности), нужен индивидуальный поход к каждому клиенту – должнику. Необходимо выяснить причину — почему не платит клиент, обсудить сложившуюся ситуацию, найти решение, которое удовлетворит и дебитора, и кредитора. Т.е. в организации должен быть сотрудник, который будет заниматься сбором информации о должниках, ведением учета и получением просроченных платежей. Под получением понимается весь процесс напоминаний и переговоров до момента поступления денежных средств на расчетный счет компании [8].

С одной стороны, при большом количестве клиентов и большой нагрузке менеджер не всегда имеет возможность постоянно и четко отслеживать все платежи и обзванивать должников.

Кроме того, менеджеры, которые могут быть вполне профессиональны в продажах, не всегда могут взыскать долги с клиента, так как при заключении договора были затрачены определенные усилия и необходимо и впредь поддерживать хорошие отношения. С другой стороны, именно менеджер, как никто другой знает своего клиента. Именно менеджер может оценить реальное положение дел у клиента и определить причины задержки платежей: не могут или не хотят. Менеджер как раз может использовать и свои установившиеся отношения для того, чтобы убедить клиента производить расчеты своевременно [6].

Для этого необходимо регулярно (ежедекадно, ежемесячно – в зависимости от объема расчетов) проводить акты сверок со всеми контрагентами. Акт сверки — это документ, отображающий состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период. Акт сверки позволит выверить точную сумму задолженности, заверить ее законность подписями и печатями с двух сторон. Также регулярно (а не раз в году перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) необходимо проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, составляя при этом акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами. Это позволит сделать вывод о достоверности данных, отраженных в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности [5].

При инвентаризации расчетов или составлении актов сверки может быть выявлена двусторонняя задолженность, которая может быть погашена проведением взаимозачета. При этом должен быть составлен акт взаимозачета — документ, который составляется в случае взаимной задолженности между контрагентами. Встречные требования при этом должны быть однородными, то есть денежный долг в зачет денежного. Акт составляется по заявлению одной стороны о взаимозачете.

Как результат, может быть составлена форма внутренней управленческой отчетности о просроченной задолженности.

Таблица 1

Рекомендуемая форма отчета о просроченной задолженности

Данный документ может быть составлен в разрезе контрагентов и дней просрочки (3,7,15,30,60). С помощью данного отчета можно проследить образование просроченной дебиторской задолженности.

При выявлении просроченной задолженности необходим разработанный организацией регламент работы с покупателями по просроченной дебиторской задолженности [9]. В таблице 2 приведены рекомендуемые процедуры.

Таблица 2

Рекомендуемый регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью

Претензионный порядок заключается в направлении должнику претензионного письма. Форма такого письма может быть произвольной, при этом целями такого письма должны быть:

— напомнить должнику об имеющейся заложенности;

— сообщить должнику, что, если должник в течение определенного срока не вернет долг, то кредитор будет вынужден обратиться в суд, в целях защиты своих прав;

— указать должнику на негативные последствия судебного разбирательства: в частности не только вернуть долг с уплатой процентов за пользование чужими денежными средствами, но и дополнительно возместить кредитору расходы на юридическую помощь и госпошлину.

Для контроля своевременной оплаты дебиторской и кредиторской задолженности может быть составлен график платежей [7]. Ведение графика и отслеживание по нему задолженности покупателей позволит вовремя напомнить об уплате долга. Следить за каждым контрагентом необходимо отдельно по возрастанию или уменьшению задолженности, с выделением сомнительных долгов. График платежей необходимо вести и по кредиторской задолженности, чтобы не пропустить дату оплаты поставщикам за товар, материалы и услуги и избежать штрафных санкций, предусмотренных договором [4]. Каждая организация вправе разработать свою форму графика, пример представлен в таблице 2.

Таблица 3

График платежей

В обязанности менеджера может входить пересмотр и определение кредитной политики в отношении каждого конкретного клиента:

— проверка и получение достоверной информации о платежеспособности клиента;

— возможности предоставления скидок;

— политика сбора платежей;

— установление штрафов за не своевременную оплату;

— предоставление скидок при своевременной оплате.

Одним из направлений кредитной политики может быть установление лимита величины задолженности для покупателя. Если в результате выполнения договора лимит задолженности будет превышен, то следует предупредить клиента, что прежде чем выполнить новый заказ (произвести отгрузку по следующему договору), нужно погасить текущую задолженность [2]. Лимит можно установить для каждого клиента индивидуально и прописать условия в дополнительном соглашении к договору.

На величину лимита может повлиять наличие или отсутствие гарантийного письма, которое может составляться в свободной форме и на условиях договоренности сторон. Клиент гарантирует оплату по письму в определенные сроки, которые так же можно установить индивидуально каждому клиенту,  и обязуется выполнить свои обязательства.

Таким образом, круг обязанностей менеджера по работе с дебиторами и кредиторами постоянно расширяется, часть функций возможно передать коммерческому директору, но от соблюдения разработанного регламента управления задолженностью организации зависит величина задолженности и наличие денежных средств.