Актуальность. В соответствии с теорией секторов Кларка-Фишера последний сектор экономики – информационный.[1] Передовые страны (США, Китай) уже устремились в этот сектор. Предполагается, что в основе экономики будущего – информация. Ключевой фактор конкурентоспособности предприятия – скорость обработки информации. Соответственно, одним из путей ускорения работы с информацией является переход предприятия с бумажного документооборота (далее – БДО) на электронный документооборот (далее – ЭДО). Работники предприятия, обладающие компетенциями и соответствующими уровнями доступа должны иметь возможность просматривать документы, работать с ними и пересылать их в электронном виде.

Существует большое количество преимуществ такого подхода работы с документами:

• возможность перевода на удаленную работу некоторых сотрудников;
• увеличение скорости доставки информации;
• возможность использования обширного арсенала компьютерных программ;
• сокращение затрат на содержание архивов;
• автоматизация работы сотрудников и подразделений;
• увеличение защищенности информации;

Также существует ряд недостатков:

• уязвимость баз данных от внешнего вмешательства (хакерские атаки);
• необученность сотрудников для работы с электронными документами;
• затраты на внедрение ЭДО.

Возможность внедрения ЭДО на сегодняшний день вызывает огромный интерес со стороны руководства различных компаний. Многие считают, что это не просто повышает эффективность работы, а еще и повышает гибкость, адаптивность и выживаемость компании при воздействии на нее форс-мажорных обстоятельств. И в свете текущих обстоятельств мы видим все большее количество подтверждающих это кейсов. Под текущими обстоятельствами авторы  имеют ввиду наступившую пандемию Covid-19, повлекшую за собой масштабный кризис, который уже погубил большое количество бизнесов, как малых, так и средних. Но под форс-мажорными обстоятельствами могут скрываться не только вирусные заболевания, но и пожары, наводнения или, например, ураганы. Эти обстоятельства настолько серьезны и имеют, порой, сокрушающую силу, что способны навсегда выбить предприятия из конкурентной гонки. На данный момент многие выжившие предприятия перевели сотрудников на удаленную работу, потому что это обеспечивает обмен документацией и иными данными между сотрудниками, что помогает работать дома, без контакта с коллегами.

Данный процесс очень часто может быть осуществлен только при практикуемом ЭДО на предприятии. Мгновенно перейти на данный способ работы с документами затруднительный и затратный процесс, поэтому необходимо все организовать заранее.

 Сегодняшний кризис показал, что без подобных практик в новых условиях и реалиях сложно оставаться гибким и адаптивным, что является необходимым условием конкурентоспособности предприятия. И теперь даже те руководители, которые не придавали этому большое значение, задумались и перешли к действиям. Следовательно,  новым трендом, по мнению авторов, станет массовый переход на ЭДО. Теперь, во многом благодаря изоляции, естественным образом создается инфраструктура для простого и беспрепятственного обмена данными между сотрудниками и предприятиями. Многие аналитики предполагают, что в процессе самоизоляции произойдет пересмотр значения работы вне офиса и экономии на масштабных офисных помещениях.

Стоит отметить, что будет сложно без четкого планирования работ во временном пространстве, а также финансового планирования внедрить ЭДО без временных и финансовых потерь. Чтобы избежать этих потерь, необходимо инициировать проект. Проект – это та движущая сила, которая превращает идею или задумку менеджмента в функционирующий элемент, финансовые, временные и прочие убытки, которого сокращены на этапе планирования. Экономическая среда постоянно претерпевает изменения, поэтому невероятно сложно оставаться успешным не изменяясь предприятию самому. Вследствие этого возникает необходимость постоянного внутреннего преобразования компании. А инициация и исполнение проектов изменения, преобразуя хорошую идею в материальную или нематериальную ценность, которая способна принести для предприятия конкурентное преимущество, и провоцируют такие качественные внутренние изменения. Потому что в процессе исполнения проекта, компания преобразует себя: совершенствует механизмы, интегрирует новые или удаляет устаревшие – претерпевает изменения.   Периодичность проведения качественно спланированных инициатив помогает предприятию с большей легкостью и наименьшими затратами и с наибольшей вероятностью переходить на качественно новые уровни. Аспекты проектного управления рассмотрены в [2,3,4,5,6].

Объект исследования. Промышленное предприятие ОАО «Криотехнологии». Данное предприятие занимается производством вакуумной и компрессорной техники, систем кондиционирования воздуха, криогенного емкостного и холодильного оборудования.

Предмет. Внедрение на предприятии электронного документооборота посредством проектного управления.

Цель исследования. Выбор оптимального использования материальных, трудовых и временных ресурсов для внедрения электронного документа оборота на предприятии.

Ключевая причина – отсутствие ЭДО на исследуемом предприятии. Вследствие объемного массива данных, архивных сведений и иных документов скорость обработки и работы с документами велика, что в современных реалиях может негативно влиять на компанию. Сокращение времени работы с данными посредством ЭДО повысит эффективность предприятия, а вместе с этим и создаст конкурентное преимущество над предприятиями, которые останутся на БДО.

Итак, на предприятии ОАО «Криотехнологии» авторами была обнаружена проблема отсутствия какого-либо электронного взаимодействия. Данное предприятие можно считать достаточно крупным. Среднесписочная численность компании 1000 человек, 300 из которых работают в офисе.

 Инициация данного проекта необходима, потому что качественно внедренный ЭДО позволит предприятию оставаться гибким и адаптивным в случае непредвиденных обстоятельств, экономить на масштабных офисных помещениях, потому что сотрудники могут работать удаленно, а также это облегчит своевременное документационное обеспечение работнику, находящемуся в командировке. Более того, предприятие сможет экономить на содержании архива, сократится время согласования и утверждения процессов, а также автоматизация работы подразделений благодаря коллективному доступу к документам. Отсутствие данного подхода работы с документами и работа с бумажной документацией до сих пор занимало достаточно большое количество времени. Кроме того, БДО означает для сотрудника, отправленного в командировку, что у него не будет возможности получить дополнительные документы для работы с ними в непосредственный момент командировки, за короткий промежуток времени. Это может означать сокращение эффективности работы, увеличение производственного цикла в связи с замедлением транспортировки и обработки документации, а также невозможность своевременного реагирования на форс-мажорные ситуации, сохранение вероятности потери важной документации во время упомянутых форс-мажорных обстоятельств. Это в совокупности может приводить к потенциально упущенной прибыли или вовсе к убыткам.

 Авторы считают, что данный способ работы с документацией является одним из ключевых факторов эффективной, быстрой и синхронной работы в наши дни такого масштабного предприятия как ОАО «Криотехнологии»

 В подтверждение нашим словам рассмотрим сценарий применения проектного менеджмента. В предположении, что WBS (Work breakdown structure) известна. Определим план по срокам проекта. Применим трехточечные оценки времени задач (табл.1). Временные оценки даны экспертами: генеральный директор предприятия, финансовый директор, главный инженер, коммерческий директор.

Предполагается организовать группу минимум из 5 человек, в которую будет входить программист, специалист юридического отдела, для каждого будет предусмотрен ассистент, для помощи в обработке массива информации. Также предусмотрен сотрудник, который будет руководить проектом, осуществлять контроль за его исполнением и предоставлять все необходимые материалы и средства для выполнения задания. Средняя заработная плата сотрудников данного уровня определена как 30 000 рублей, с учетом выходных и праздников стоимость 1 рабочего дня данной группы с учетом социальных отчислений равна 9 000 рублей.

Таблица 1

План по срокам проекта «Внедрение ЭДО»

Далее построим диаграмму и рассчитаем критический путь (рис.1).

Рисунок 1. Диаграмма Ганта для проекта «Внедрение ЭДО»

Затем оценим стоимость проекта, применяя экспертные оценки. Так как в компании уже есть необходимое количество компьютерной техники, было решено обновить некоторые устаревшие модели в размере около 10% от всего фонда данной техники. Цена компьютера была принята в размере 40 000 рублей.  На сегодняшний день компьютер такой ценовой категории полностью удовлетворяет необходимым требованиям. Принято решение также докупить сканеры для более быстрого пополнения архива. Цена сканера 5 000 рублей. Кроме этого, в затраты были включены услуги сторонних компаний, получение лицензионных пакетов программ и получение электронных подписей

Таблица 2

Оценка стоимости проекта

Таким образом, в нашем сценарии внедрение электронного документооборота ОАО «Криотехнологии» займет 80 дней (почти 3 месяца) и будет затрачено 1 848 000 рублей. Кроме того, стоит отметить, что данный проект в конечном счете с большой долей вероятности будет прибыльным. Во-первых, увеличится скорость заключения и согласования договоров и контрактов. Во-вторых, облегчится поиск контрагентов благодаря широким возможностям программ, предоставляемых оператором.                   В-третьих, данная инициатива в перспективе принесет экономию, в случае, если предприятие решит массово перевести сотрудников на удаленный режим работы; появится возможность экономии на площадях.  Стоит сказать и об экономии на канцелярских товарах (бумаге, картриджах). Четвертый положительный аспект, который хотелось бы затронуть, это то, что данный способ работы с документами, безусловно, более удобен для молодого поколения специалистов, которое необходимо привлекать. Они ценят личное время и уже не готовы тратить время на передвижение до рабочего места, и домой. Желая сохранять гибкое расписание, они готовы работать дома. А наличие ЭДО удовлетворяет этим требованиям, поэтому его внедрение сделает предприятие лидером на рынке труда, как работодателя. И потребность в молодых кадрах будет косвенным образом удовлетворена посредством внедрения данного проекта.

Также стоит отметить, тот факт, что после внедрения ЭДО происходит экономия на некоторых ресурсах. Таблица, представленная ниже, подтверждает это.

Таблица 3

Потребность предприятия в канцелярских ресурсах в год

В данной таблице представлена потребность в канцелярских ресурсах для предприятия. Данные значения были выявлены путем экспертных оценок, а также сравнением похожих предприятий, потребность которых известна. Представленные цены соответствуют рыночным. Таким образом, мы можем констатировать факт, что благодаря внедрению ЭДО предприятие экономит 1 089 000 рублей в год на канцелярских ресурсах.

Кроме того, стоит отметить и тот факт, что происходит и экономия на площадях путем того, что сокращается площадь хранения архивных документов. Имеющееся архивное помещение площадью 90 м² можно сдать в аренду по арендной ставке 1500 руб.  за м² в месяц. Выручка составит 1 620 000 руб. в год.

Таким образом, затраты на внедрение ЭДО в сумме 1 848 000 руб. уже за год перекроются экономией на канцелярии в размере 1 209 000 руб. и выручкой от сдачи в аренду помещения архива 1 620 000 руб.

Все перечисленные факторы, позволяют организовывать работу эффективнее или делать работу сотрудников комфортнее. Этот факт делает предприятие более удобным для сотрудничества, как с точки зрения контрагентов, так и для потенциальных и существующих сотрудников. Как уже было сказано, многих молодых людей привлекает перспектива удаленной и мобильной работы, а наличие молодых квалифицированных кадров позволяет предприятию заполучить конкурентное преимущество в данной сфере.

Все перечисленные факторы добавляют предприятию гибкости и адаптивности к изменениям внешней среды – предприятие становится более быстрым в работе, более выживаемым, что прибавляет предприятию эффективности, а, следовательно, и прибыльности