В современных условиях ускорения производственных процессов, увеличения количества задач, требующих решения, особое значение имеет осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым человеком на их выполнение. В целях как профессионального, так и личностного роста ключевое значение приобретает вопрос оптимального распределения рабочих и иных заданий. Избавиться от хронической усталости, давления стрессов и временных ограничений, успевать справляться с множеством дел в сжатые сроки помогают инструменты тайм-менеджмента, на основе применения которых возможно существенно улучшить результативность труда. Данный факт и обуславливает актуальность рассматриваемой тематики.

Time-management – совокупность методов, нацеленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени [1]. Сам термин дословно переводится с английского как «управление временем» и по мнению ряда исследователей данное понятие не совсем точное, поскольку самим временем управлять невозможно, а все что может человек – это научиться рационально его использовать. Поэтому сегодня в обиход входят такие схожие дефиниции, как «селф-менеджмент» (управление собой) и «лайф-менеджмент». Однако ввиду устоявшейся терминологической базы основное внимание уделим именно тайм-менеджменту и его различным системам, которые включают обширный спектр действий: планирование рабочего дня, постановка целей, распределение личного времени, ресурсов, приоритезация, а также делегирование и фиксирование задач, разработка стратегий действий, анализ временных затрат и т.д.

Автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» С. Калинин отмечает, что специалисты выделяют три основных типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный. Рассмотрим их немного подробнее:

—   личный или персональный тайм-менеджмент предусматривает выделение времени на самосовершенствование, хобби и прогулки, стремление к личным целям;

—   профессиональный или ролевой предполагает эффективное использование рабочего времени. Важной задачей становится правильная организация рабочих дел таким образом, чтобы все задачи выполнялись качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых.

—   социальный регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей [5].

Первый из рассмотренных типов тайм-менеджмента по своей сути относится к отдельным людям. К примеру, студентам очень важно правильно распределить учебное и не учебное время для более эффективного усвоения информации, а также для избегания перенапряжения в связи со сменой обстановки. При поступлении в университет молодые люди сталкиваются с различного рода проблемами, как по адаптации к новым условиям обучения, так и по организации своей деятельности. С приобретением нового статуса в жизни студента многое меняется. Появляются новые знакомые, новые предметы и мероприятия. Как правило, подавляющая часть студентов первого курса не умеет четко распределять и планировать своё рабочее время. Организация учебного процесса является проблемой, от решения которой зависит успеваемость в учебе и в последующей карьере будущего специалиста. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы контролировать уровень стресса и не получить синдрома хронической усталости, для обучающихся становится необходимо заниматься управлением собственным временем [4].

С точки зрения профессионального тайм-менеджмента сотрудник, владеющий его методиками, справляется с делами в минимальные сроки, правильно распоряжается собственными временными ресурсами, менее других подвержен стресс-факторам, наконец, продуктивно работает практически в любых ситуациях. Для любой компании такие специалисты являются ценным ресурсом и крайне необходимы. Многие организации стараются «воспитать» в персонале эти качества. Для этого руководство устраивает регулярные семинары, курсы, тренинги, охватывающие не только теоретическую базу, но формирующие практические навыки тайм-менеджмента.

Наука управления временем базируется на системе определенных принципов, которые служат опорой любого инструмента, применяемого в рамках тайм-менеджмента:

–   Формулировка конкретных целей. Целеполагание является важнейшей составляющей тайм-менеджмента. Сотрудникам организаций в рамках реализации собственной профессиональной деятельности необходимо ставить глобальные задачи, делить их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному – это правило называется «декомпозиция целей». Большая роль отводится умению разрабатывать систему ценностей, учитывать возможные ошибки, определять последствия достижения целей, мотивирующих к работе (лояльность клиентов, рост узнаваемости бренда, увеличение объемов продаж и т.п.).

–   Планирование действий – необходимо составлять четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие оперативной эффективной работе, разбивать объемные дела на мелкие подзадачи, оставлять резервный запас времени на форс-мажоры.

–   Фиксирование плана – следует задавать нужный алгоритм действий компании, отдельному сотруднику, подразделению, применять действенные инструменты для наглядного отображения планов, вовремя стабилизировать ситуацию, иллюстрировать поэтапное выполнение работ, оперативно вносить правки, что поможет предотвратить нежелательные сбои. Многие специалисты рекомендуют использовать планинги. Ранее они представляли собой своего рода ежедневники на бумажных носителях, однако, с развитие технологий трансформировались в программы для планирования дел.

–   Расстановка приоритетов – предполагает ранжирование дел по степени важности, выполнение действий последовательно, начиная с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Планирование сложных дел на часы пиковой производительности.

–   Фокусирование на главном – представляет собой выполнение менее важных дел в «не ресурсное» время, концентрацию внимания на глобальных целях, избегание незапланированных перерывов.

–   Планирование отдыха. Одним из элементов эффективного управления временем является полноценный отдых. Использовать психофизиологические возможности в полной мере возможно лишь при условии регулярного и полного восстановления сил.

–   Анализ опыта – человеку необходимо уметь оставаться осознанным, анализировать ситуации, которые привели к успехи или наоборот особым потерям личных ресурсов, наблюдать за изменениями в собственной жизни со стороны, делать прагматичные выводы, создавать индивидуальные правила по управлению временем, подстраивая их под особенности конкретных задач [6].

Обозначенные выше принципы легли в основу ряда конкретных методик, инструментов тайм-менеджмента, которые помогают сотрудникам современных компаний правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Некоторые из них были придуманы уже довольно давно, еще в прошлом веке, но при этом не потеряли своей актуальности ввиду возможностей применения в самых разных областях и сферах деятельности.

Известной концепцией тайм-менеджмента для выделения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Несмотря на то что нет документальных подтверждений, авторство данной методики приписывается бывшему президенту Соединенных Штатов Америки. Ее главное предназначение – грамотная сортировка дел по категориям, исходя из двух ключевых показателей – важность и срочность. Первая характеристика определяется влиянием на бизнес, жизнь человека, а вторая – привязанностью к конкретной дате/времени. Согласно этой методики все задачи необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу.

Схожее распределение дел по уровню важности предполагает также метод «ABCDE», который в определенной степени конкретизирует предыдущий рассмотренный инструмент. Согласно данной методики к задачам из каждого последующего уровня следует приступать исключительно после завершения предыдущих, а также желательно планировать окончание каждого процесса к определенному времени. Задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E» после тщательного анализа:

1. «A» — приоритетные дела, которые не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы.
2. «B» — важные дела, не предусматривающие серьезных последствий.
3. «C» — задачи без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D» — дела, которые можно передать коллегам, подчиненным.
5. «E» — занятия, от которых стоит отказаться [2].

Хорошим помощником в качественном распоряжении временем является система планирования Бенджамина Франклина. Ее применение является актуальным как в рамках личного, так и профессионального тайм-менеджмента. В соответствии с данной методикой формируется пирамида, в рамках которой рабочие или жизненные цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

— план на день;

— краткосрочный план;

— долгосрочный (на годы) план;

— генеральный план достижения целей;

— глобальная цель (достойная цель творческого человека);

— главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни) [3].

Из методов современного тайм-менеджмента, особенно подходящих с точки зрения заботы о сохранении приемлемого уровня стресса сотрудников современных компаний в условиях многозадачности, по мнению ведущих психологов выделяются следующие:

–   метод «1-3-5» – предполагает рациональное распределение обязанностей по степени их важности в течение дня, что способствуют более удобному и правильному распределению своего времени. Данный метод подразумевает разделение обязанности на мелкие, средние и важные и предлагает поочередное выполнение обязанности для смены ответственности и более удачного выполнения поставленных целей.

–   Метод «Fresh or Fried», который был придуман блогером Стефани Ли. Он основывается на фактах о том, что с утра мозг человека более вероятно готов к выполнению важных и ответственных делу, чем ближе к вечеру.

Оптимальным способом наглядной фиксации планов является диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения [9]. При использовании такой диаграммы можно составлять планы на текущий день, месяц, год или несколько лет вперед и при этом контролировать этапы реализации. Объемные действия разбиваются на последовательные, однотипные — группируются в один пункт.

Практически каждый сотрудник в ходе выполнения своих профессиональных обязанностей на определённом этапе сталкивается с ситуацией цейтнота, когда время ограничено, но при этом необходимо успеть решить множество задач. Довольно часто в подобной ситуации у человека возникает так называемый «синдром отложенной жизни» из-за того, что он слишком глубоко погружаются в то или иное направление, будь то плотное занятие текущим проектом или наоборот уход в личную жизнь с последующим откладыванием рабочих задач. В этих условиях особую актуальность приобретают методики тайм-менеджмента, предполагающие деление времени на работу и отдых:

–   «Метод Pomodoro» (итал. tecnica del pomodoro) — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х. Методика предполагает увеличение эффективности работы при меньших временных затратах за счёт глубокой концентрации и коротких перерывов. В классической технике отрезки времени — «помидоры» длятся полчаса: 25 минут работы и 5 минут отдыха [11].

–   «Метод 52/17» – этот принцип был впервые изложен в статье для The Muse в 2014 году. Правило 52/17 – это метод управления временем, который рекомендует 52 минуты сосредоточенной работы чередовать с 17 минутами полного отдыха и перезарядки. Подобно технике «Помодоро» данный принцип производительности использует строгое соотношение работы и отдыха для достижения более высокой производительности. Однако, хотя техника Помодоро и была очень популярна на протяжении нескольких десятилетий, некоторые современные исследователи производительности считают, что ее 25-минутные временные интервалы слишком коротки, чтобы дать эффективные результаты, и вместо этого предлагают придерживаться правила 52/17 [9].

Применение отдельных инструментов и методик, описанных выше, уже является важным шагом на пути к управлению собственным временем, повышению личной эффективности и результативности. Однако только комплексный подход способен принести результаты не только в краткосрочной перспективе, но и в длительном периоде. Исходя из этого, важное значение приобретает формирование стратегий, которые позволят повысить как индивидуальную, так и корпоративную эффективность управления временем. Ключевыми из них на сегодняшний день являются:

–   Стратегия «ускорения» времени предполагает сокращение времени на выполнение каких-либо действий для достижения ранее запланированного срока промежуточных целей. Самый простой способ – изменение трудовых операций и алгоритмов деятельности в целом, что повлечет за собой сокращение временных затрат на те действия, которые должны стать проще, а время их выполнения — короче.

Неявным способом ускорения времени является эффективное прогнозирование, которое необходимо для бизнес-организаций, например, в маркетинге. Тот, кто точнее «угадал» тенденции спроса, имеет все шансы «ускориться» и обогнать конкурентов.

При этом важной ценностью в деятельности любой бизнес-единицы является работа на опережение конкурентов. Существуют весьма значительные различия в конкурентной мотивации и своего рода «конкурентной атмосфере», царящей среди сотрудников организации. Есть компании, где конкурентов не замечают, а есть те, которые по своей атмосфере напоминают военный лагерь. До определенной степени такой «образ врага» может мотивировать сотрудников, являясь эффективным «ускорителем времени», чтобы «догнать и перегнать». Однако после победы в конкурентной гонке у организации могут возникнуть проблемы социально-психологического характера: когда не остается внешних врагов, их обычно заменяют враги внутренние.

Наряду с этим, эффективная система принятия решений, как способ ускорения времени, включает в себя как быстрое, так и качественное принятие решений, а повышение результативности коммуникаций связано с максимально быстрым прохождением нужной информации без потери ее качества от адресата к получателю.

–   Стратегия «замедления» времени является обратной «ускорению» и заключается в том, чтобы удлинить срок существования каких-либо объектов, структур, увеличить время выполнения процессов. Речь идет об увеличении сроков по сравнению с нормативными или типовыми. Например, длительности эксплуатации оборудования, материальной базы и т.п.

Такой способ, как создание стратегических запасов, при грамотном и аккуратном применении будет эффективным. То есть все запасы любого рода носят кратковременный, оперативный характер, а имеющиеся ресурсы должны быть активно вовлечены в работу. Примером неявного «стратегического запаса» может быть обучение сотрудников, в результате которого каждый из них владеет 1-2 смежными специальностями и в случае каких-либо особых обстоятельств может заменить своих коллег или совместить выполнение трудовых функций. Примером динамического «стратегического запаса» может быть такое управление финансами фирмы, когда «лишние» деньги инвестируются за пределами организации, но с гарантией постоянной «подпитки» основного капитала фирмы и возможностью их быстрого возврата [7].

–   Стратегия «накопления» времени объединена с выявлением «лишнего» времени в фонде компании (подразделения, сотрудника). Умение выделять приоритеты в своей деятельности, как было отмечено ранее, является одним из самых важных способов «накопления» времени. Речь идет о переоценке, ревизии и реструктурировании существующих временных трат таким образом, чтобы на более значительные дела времени всегда было в достатке. Стратегия «накопления» предполагает, что всегда можно заметить «запас» времени, который появляется, когда происходит отказ от каких-либо видов деятельности (или уменьшение их продолжительность), а освободившееся время используется для решения приоритетных задач.

–   Более тщательное соотнесение временных интервалов с различными видами деятельности относится к стратегии «упорядочивания» времени. Речь идет о контроле над временными тратами в каждом виде деятельности и о введении своего рода «жестких временных стандартов» [10]. Качественное планирование – самый очевидный способ упорядочивания времени. Оно устанавливает временные стандарты и эффективную систему обратной связи и контроля, позволяет добиваться выполнения планов и в случае необходимости корректировать их.

Анализируя данную стратегию, возможно выделить два ключевых направления ее реализации на практике. Первая сторона управленческих технологий, непосредственно связанных с управлением временем компании, затрагивает саму систему управления. Организацию можно изобразить в виде большого квадрата, внутри которого находятся небольшие квадраты — отдельные работники. Эта «сюжетная линия» будет представлена заштрихованным внешним квадратом при нетронутом внутреннем. Эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника становится следствием правильно простроенной системы. Соответственно, главное внимание уделяется организации работы системы в целом. Это реализуется путем реинжиниринга бизнес-процессов, тотального регулирования качества, внедрением проектного менеджмента и т.п.

Вторая «сюжетная линия» показывает организацию личной работы, которую человек осуществляет по собственной инициативе. Эта ситуацию изображается на схеме нетронутым внешним квадратом при заштрихованном внутреннем. В данном случае к методам реализации относятся технологии личностного роста, а также тайм-менеджмент в узком смысле слова [1].

В рамках функционирования современных компаний и реализации в них различных стратегий управления временем проблемы тайм-менеджмента зачастую обусловлены плохой самодисциплиной сотрудников. Данные исследования портала поиска работы GoRemotely свидетельствуют о том, что среднестатистический офисный сотрудник продуктивен не более трех часов в день. По полученной статистике сотрудник отвлекается примерно 7 раз за час, а время отвлечения – примерно 5 минут. В числе самых популярных поводов отвлечься: долгие чаепития и перекуры, разговоры ни о чем с коллегами, мессенджеры, социальные сети, чтение новостей. Следовательно, за рабочий день такие пятиминутки складываются в 4 с лишним часа, что составляет половину от стандартного восьмичасового рабочего дня [8].

Именно поэтому так важно научиться правильно управлять своим временем. Тайм-менеджмент позволяет: меньше уставать, больше успевать, систематизировать постановку задач, отслеживать дедлайны, выстраивать систему мотивации, грамотно расставлять приоритеты.

Обозначенная проблема может быть компенсирована элементами внешней дисциплины. Например, руководитель может передать управление своим рабочим временем подчиненному — помощнику, референту, секретарю или специально назначенному для этого тайм-менеджеру. В обязанности такого сотрудника обычно входит планирование рабочего дня начальника и контроль исполнения текущего расписания. Вместе с тем, нередко возникают конфликты при осуществлении данного контроля. Обусловлено это тем, что в рамках тайм-менеджмента руководитель должен как бы подчиниться помощнику, что, естественно, может вызвать недовольство.

Подводя итог, важно отметить, что с каждым годом темп жизни современных людей неизменно ускоряется, при этом объемы информации, а зачастую и задач возрастают, а это значит, что выполнять запланированные или повседневные дела становится все труднее. В этой связи тайм-менеджмент так или иначе становится неотъемлемой частью жизни каждого человека, т.к. очень важно научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов, иначе говоря, эффективно распоряжаться временем.

Развитие профессиональных и личностных качеств современного человека невозможно представить без навыков эффективной организации, экономии и оптимального использования времени. Люди, которые знают, как управлять своим временем в меньшей степени подвержены тревожности и стрессу.

Временной ресурс является одной из главных ценностей для человека, которую невозможно накопить, купить или восполнить. В этой связи, большую роль играет применение стратегий управления временем, которые позволяют осуществлять планирование, в равной степени необходимое специалистам самых разных областей и сфер деятельности. Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается благодаря разграничению личного и рабочего, исключению бессмысленных, мелких дел, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности. В свою очередь серьезный, ответственный подход к планированию и управлению временем позволит специалисту высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности и достижению поставленных профессиональных целей.