Введение

В условиях повышенной неопределенности и нестабильности внешней среды медицинские организации ориентированы на сохранение конкурентных преимуществ и обеспечение устойчивого развития. Медицинский рынок России – это одна из наиболее динамичных отраслей экономики, где успешно действуют как государственные, так и частные медицинские учреждения.

Объем платных медицинских услуг в России в 2024 году составил 1619,2 млрд руб., что на 15,3 % больше, чем в 2023 году. За десятилетний период рынок вырос более чем в три раза, с 474,4 до 1619,2 млрд руб. Среднегодовой рост объема платных медицинских услуг за десятилетний период составил порядка 13,5 % [1].

Особенностью деятельности медицинских организаций является ее строгая регламентация нормативно-правовыми актами, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1

Нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность медицинских организаций

Таким образом, по данным, представленным в таблице 1, можно сделать вывод о том, что деятельность медицинской организации требует строгого соблюдения установленных нормативно-правовыми актами норм. Первый уровень включает базовые законодательные нормы, такие как Конституция РФ и федеральные законы, определяющие общие правовые рамки деятельности. Второй уровень содержит нормативные постановления Правительства РФ, устанавливающие детальные правила и требования к организации и оказанию медицинских услуг, включая системы маркировки и лицензирование. Третий уровень представлен методическими рекомендациями, формирующими стандарты взаимодействия информационных систем и порядок внедрения новшеств. Четвертый уровень охватывает локальные документы, адаптирующие общие требования к внутренним процессам организации. Такая многоуровневая нормативная база обеспечивает комплексный контроль и стандартизацию работы медицинских учреждений, что является основой для качественного формирования информации и соблюдения законодательства.

Функционирование медицинских организаций представляет собой сложный процесс, требующий учета множества факторов и постоянной адаптации к меняющимся условиям. На рисунке 1 представлены группы факторов, в рамках которых отражены особенности функционирования медицинских организаций.

Рисунок 1. Особенности функционирования медицинских организаций

Как показано на рисунке 1, функционирование медицинских организаций определяется взаимодействием четырех групп факторов: отношениями с пациентами, финансовыми параметрами, технологической адаптацией и партнерством с поставщиками. Отношения с пациентами характеризуются высоким уровнем контактности, что акцентирует необходимость правовой защиты для гарантии безопасности услуг. Финансовые аспекты связаны с капиталоемкостью оборудования и разнообразием ресурсов для оказания многообразных услуг. Технологическая адаптация реализуется через внедрение инновационного оборудования, повышающего качество лечения и конкурентоспособность. Взаимодействие с поставщиками ориентировано на строгие критерии: наличие сертификатов, гарантий и соответствие стандартам, что минимизирует риски и оптимизирует закупки.

Общепринятыми для субъектов предпринимательства факторами ведения деятельности являются: нестабильный спрос, высокая конкуренция, правовая защита клиентов, современное оборудование. При этом ведение документации в системе маркировки «Честный знак» является особенностью именно медицинских организаций, так как система «Честный знак» устанавливает строгие критерии прослеживания медицинских изделий (шприцы, импланты, белье) от поставщиков до конечного потребителя.

Специфика деятельности медицинских организаций также связана с тем, что компании, работающие в сфере здравоохранения, имеют особые требования к государственным информационным системам. Медицинская организация обязана вести учет в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ) [5]. Обязательство медицинских учреждений вести ЕГИСЗ регулируется Постановлением от 01.06.2021 г. № 852 «О лицензировании медицинской деятельности» (далее Постановление № 852) [6]. В соответствии с Постановлением № 852, все медицинские организации, имеющие лицензию, обязаны регистрироваться в ЕГИСЗ, передавать данные в регистры электронных медицинских документов (РЭМД) в формате структурированных электронных медицинских документов (СЭМД), а также обеспечивать врачей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Особенности и специфика функционирования медицинских учреждений в России обусловили актуальность темы исследования, посвященного описанию и совершенствованию бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации.

Статья стала продолжением научных исследований по описанию применения процессного подхода в различных сферах деятельности организаций. Ранее было актуализировано применение процессного подхода к управлению системой бухгалтерского учета организации [7] и к регламентации деятельности управляющих компаний [8].

Исследование

Применение процессного подхода позволило систематизировать разрозненные операции организации и впервые описать процесс формирования информации о деятельности медицинской организации в виде бизнес-процесса.

Бизнес-процесс формирования информации о деятельности медицинской организации представляет собой упорядоченную последовательность операций по сбору, обработке, учету данных о хозяйственной, финансовой, статистической и медицинской деятельности организации в соответствии с нормативными требованиями с целью обеспечения достоверности, полноты и своевременности информации для дальнейшего анализа, управления и отчетности и их передачи в контролирующие органы.

Рассматриваемый бизнес-процесс не только обеспечивает достоверность данных, необходимых для стратегического планирования и контроля, но и позволяет оперативно идентифицировать проблемные зоны, минимизировать риски и повышать качество услуг.

Целью анализа бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации является выявление существующих проблемных зон в его реализации и разработка мер по их устранению, для повышения эффективности и нормативного соответствия.

Существует несколько научных подходов к определению понятия «бизнес-процесс» и этапам анализа бизнес-процессов. Так в ходе анализа существующих подходов было выявлено, что Варзунов А. В. делает акцент на стратегической важности процесса, Тюкавкин Н. М. – на методологии и измерениях, а Чулкова Г. В. придерживается общепринятого подхода к анализу бизнес-процессов [9].

В результате изучения научных подходов, разработан авторский подход к этапам анализа бизнес-процессов, представленный на рисунке 2. Особенностью авторского подхода является проведение анализа в два этапа. На первом этапе осуществляется обоснование выбора приоритетного бизнес-процесса. На втором этапе выполняются детальное описание, анализ и совершенствование выбранного бизнес-процесса.

Рисунок 2. Этапы анализа бизнес-процесса

По данным, представленным на рисунке 2, можно сделать вывод о том, что анализ бизнес-процессов по предложенной методике обеспечивает системный подход к выявлению приоритетных направлений улучшения, способствуя повышению эффективности организации. Предложенная методика обеспечивает поэтапный и логически последовательный переход от отбора приоритетных процессов к их детальному описанию и совершенствованию. Каждый этап, от оценки важности и проблемности до моделирования и оптимизации, направлен на выявление критически значимых процессов и реализацию управленческих решений, способствующих повышению эффективности деятельности организации.

В соответствии с представленными на рисунке 2 этапами выполнен анализ бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации и актуализирована значимость этого процесса на основе оценки его важности, проблемности, возможности и приоритетности изменений.

В рамках реализации второго этапа анализа выполнено описание и моделирование бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации. На рисунке 3, представлена обобщенная модель бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации.

По данным, представленным на рисунке 3, можно сделать вывод о том, что входом в бизнес-процесс формирования информации о деятельности медицинской организации являются факты хозяйственной жизни, а выходом (продуктом) исследуемого бизнес-процесса является сформированная информация о деятельности медицинской организации.

Представленный на рисунке 3 бизнес-процесс представляет собой следующую последовательность действий участников процесса. Администратор формирует первичную документацию и распределяет сформированные документы между сотрудниками. Если первичный документ необходимо отразить в системе маркировки «Честный знак», то он направляется специалисту по ЕГИСЗ и системе маркировки «Честный знак», формирующему данные в системе. Первичные документы, которые необходимо отражать в кадровом учете,  администратор направляет кадровому специалисту, составляющему кадровые регистры и отчетность по ним. Контроль за работой администратора осуществляет главный врач.

Специалист по ЕГИСЗ и системе маркировки «Честный знак» формирует данные о кадрах в системе ЕГИСЗ в подразделе «Федеральный регистр медицинских работников». Контроль за процессами этого специалиста осуществляет бухгалтер.

В результате формирования кадровых регистров кадровый специалист осуществляет начисление заработной платы сотрудникам. Отчетность по заработной плате и сотрудникам он формирует и отправляет в системе электронной отчетности «Контур». Контроль за выполнением кадровым специалистом своих обязанностей осуществляет генеральный директор.

Рисунок 3. Модель бизнес-процесса «Формирование информации о деятельности медицинской организации»

Бухгалтер формирует регистры учета, исходя из первичных документов, сформированных администратором, в программе «1С: Бухгалтерия» [10], в которой по занесенным данным составляется бухгалтерская (финансовая), налоговая и статистическая отчетность. Сформированная отчетность выгружается и отправляется через систему электронной отчетности «Контур» [11]. Контроль за процессами, которые осуществляет бухгалтер, производит генеральный директор.

Генеральный директор согласовывает с учредителем отчетность, которую сформировал бухгалтер. В результате согласования принимается решение об отправке отчетности.

Для анализа бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации нами разработан специфический перечень показателей, которые позволяют оценивать эффективность данного процесса (таблица 2).

Таблица 2

Ключевые показатели эффективности бизнес-процесса «Формирование информации о деятельности медицинской организации»

По данным, представленным в таблице 2, можно сделать вывод о том, что эффективность бизнес-процесса оценивается по следующим группам показателей: результативность, стоимость, время, качество и фрагментация. Показатели результативности характеризуют уровень организации работ в рамках всего бизнес-процесса. Оценка стоимостных показателей позволяет выявить резервы экономии на соответствующих процессу расходах, в том числе за счет сокращения длительности операций, выполняемых процессной командой. Качество бизнес-процесса оценивается отсутствием ошибок в сформированной отчетности и отсутствием штрафов за несвоевременно сданную отчетность. Показатель фрагментации бизнес-процесса характеризует соотношение количества этапов бизнес-процесса и числа исполнителей, вовлеченных в бизнес-процесс [12].

На основе проведенного исследования бизнес‑процесса формирования информации о деятельности медицинских организаций и его оценки с использованием предложенных показателей эффективности установлено, что данный бизнес‑процесс обладает существенным потенциалом для совершенствования. Выявлено, что ведение учета в нескольких разрозненных информационных системах является отрицательным фактором, приводящим к дублированию операций, повышению трудозатрат и рисков ошибок, что в целом определяет низкую эффективность процесса.

При ведении учета в нескольких информационных системах и программных продуктах возникают следующие проблемы:

• высокие совокупные затраты времени на формирование отчетности вкаждой системе;
• необходимость постоянного обновления всех систем;
• сложности с интеграцией данных;
• риски потери данных при переносе;
• ошибки в формировании информации;
• необходимость постоянного контроля всех систем;
• повышенная нагрузка на участников процессной команды.

Ведение учета в нескольких системах таких как: программа для ведения бухгалтерского учета, система маркировки «Честный знак», ЕГИСЗ, требует особого внимания к деталям и организации процесса для исключения серьезных ошибок и штрафов.

В связи с этим нами предложены следующие направления совершенствования бизнес‑процесса формирования информации о деятельности медицинских организаций:

• интеграция учетных систем и поэтапный переход к единой информационной среде;
• стандартизация форматов данных и регламентов обмена информацией;
• автоматизация ключевых операций по формированию и верификации информации;
• усиление контроля качества данных за счет использования единой нормативно‑справочной базы.

Реализация указанных мероприятий позволит повысить результативность, снизить стоимость и трудоемкость процесса, сократить время обработки информации и повысить ее достоверность.

Для совершенствования бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации предложено внедрить программу, интегрирующую с используемыми учетными системами, например МИС «ИНФОДЕНТ»; МИС SQNS; IDENT и другие [13, 14, 15]. В результате внедрения программы, интегрирующей с используемыми учетными системами, бизнес-процесс оптимизируется (рисунок 4).

Рисунок 4. Модель усовершенствованного бизнес-процесса «Формирование информации о деятельности медицинской организации» (на основе использования внедренного программного обеспечения)

По данным, представленным на рисунке 4, можно сделать вывод о том, что в результате предложенного совершенствования бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации количество лиц, задействованных в бизнес-процессе, сократилось. Информация вносится в одну общую программу, после внесения данные автоматически подгружаются в ЕГИСЗ и систему маркировки «Честный знак». Информация, которая ранее заносилась вручную в существующие программы, теперь автоматически подгружается. При этом обеспечивается сопоставимость данных в отчетах для налогового органа и в системе ЕГИСЗ.

Заключение

Разработанные рекомендации по совершенствованию бизнес-процесса формирования информации о деятельности медицинской организации предполагают стандартизацию входов и выходов, интеграцию с ЕГИСЗ и системой «Честный знак», а также автоматизацию учетных систем для повышения достоверности данных и обеспечения соответствия отчетной информации нормативным требованиям. Реализация предложенных мер позволит повысить показатели эффективности рассматриваемого бизнес-процесса.

Внедрение программного обеспечения интегрирующего с используемыми учетными системами позволит оптимизировать бизнес‑процесс формирования информации о деятельности медицинской организации, сократить трудозатраты персонала и снизить вероятность ошибок.