Актуальность

В условиях рыночной экономики информационные технологии определяют способность предприятия гибко реагировать на изменения внешней среды, повышать управляемость бизнес – процессами. Поэтому, актуальной задачей для любого предприятия становится формирование информационного обеспечения и автоматизации управления документами и деловыми процессами.

Информационное обеспечение – это сбор, обработка и передача финансовой и нефинансовой информации, используемой менеджерами для планирования и контроля за ходом деятельности вверенных им подразделений, измерения и оценки полученных результатов.

Под автоматизацией управления предприятием понимается способ технической систематизации информации в единую базу первичных данных, которая могла бы использоваться для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Он подразумевает:

1) создание общей информационной среды и пространства для накопления и обмена знаниями;

2) управление бизнес-процессами с помощью специализированных приложений. Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

Спектр предприятий широк, но всем им требуется программная поддержка для автоматизации управленческого учета. Классификация предприятий представлена в таблице 1:

Таблица 1 [Гражданский кодекс Российской Федерации]

Классификация предприятий

В зависимости от типа предприятия необходимо разработать методику выбора программного продукта для целей управленческого учета. Правильный выбор программной базы позволит:

1) эффективно управлять бизнес-процессами с помощью специализированных приложений;

2) создать общую информационную среду и пространство для накопления и обмена знаниями для каждого предприятия индивидуально.

Анализ исследований

Проанализируем научные исследования управленческого учета, направленные на решение проблем автоматизации учетных процессов и выбора программного продукта на предприятии.

В. М. Трегубова, А. Ф. Мялкина, Т. А. Оводкова[13] считают, что перед началом проекта по автоматизации управленческого учета рекомендуется провести аудит управленческого учета на предприятии. Анализируется существующий на предприятии финансовый и управленческий учет в части методологии, в том числе на предмет корректного отражения финансово-хозяйственных операций и формирования финансовой отчетности.

Васильев А.А. [14] выявляет базовые программные средства при создании программного обеспечения автоматизированного рабочего места аналитика — программные средства для подготовки текстов, табличных документов, по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов.

По мнению Н.Н. Илышевой и Л.В. Юрьевой[15], внедрение методологии управленческого учета на предприятии должно носить характер документально оформленной технологии управления и предполагать наличие работоспособных процедур анализа для своевременного принятия решений. Такая технология должна охватывать все подразделения предприятия и детализироваться по актуальным ракурсам, предметным областям и уровням управления.

С.А. Козырев и М.А. Попович [16] считают: «Для того чтобы проект автоматизации стал успешным, необходимы два условия: поддержка новации со стороны топ-менеджмента компании и привлечение сотрудников отдела информационных технологий компании к его реализации уже на ранних стадиях.»

Н.А. Никифорова и Е.Б. Самарская [17] пришли к выводу, что все бизнес-процессы предприятия можно представить с помощью CASE-технологий, с помощью программного обеспечения BPwin, которое наглядно изображает процессы деятельности в их взаимосвязи. Это позволит правильно организовать и скоординировать работу всех подразделений, посмотреть на деятельность предприятия комплексно, «сверху», при этом разбивая на этапы операции и действия каждого сегмента и участка организации, расположить необходимые ресурсы, исполнителей, нормативы, ограничения и соответствующие результаты деятельности.

По мнению Е.Б. Вокиной [17], четкое определение состава центров ответственности позволяет более результативно внедрить сквозную систему управленческого учета на предприятии.

Д.А. Вольф [19] изучает организацию системы управленческого учета с ориентацией на психологические аспекты в принятии решений. Это имеет актуальность и важность для дальнейшего развития бухгалтерской науки.

Таким образом, по мнению ученых — экономистов, за процессом подготовки учета к автоматизации (проведение аудита) следует выбор базовых программных средств, внедрение документально оформленной методики технологии управления, представление бизнес-процессов посредством CASE — технологий, определение состава центров ответственности, принятие решений на основе психологических аспектов. Эффективность работы предприятия зависит не только от функционирования отдельных сегментов ее бизнеса, но и от единства всех происходящих бизнес-процессов на предприятии, которое можно обеспечить путем автоматизации управленческого учета. В современной экономике невозможно эффективно вести учет, не используя автоматизацию. Возможности автоматизированных систем в настоящее время разнообразны, а их выбор зависит от множества факторов, например:

— размера предприятия и сложности его структуры;

— отраслевой принадлежности;

— уже имеющихся на предприятии программных продуктов.

Анализ проблемы поиска информационного обеспечения и выбора автоматизированного программного продукта, позволяющего вести все виды учета на предприятии, обеспечивать решение поставленных задач и отвечать заданным целям управления, ставит задачу поиска алгоритма выбора программного продукта.

Изложение основного материала

Проведенный анализ исследований показал, что процесс автоматизации управленческого учета можно реализовать в 3 этапа: постановка целей и управленческого учета, внедрение управленческого учета, автоматизация управленческого учета.

1этап. Постановка управленческого учета. Постановка управленческого учета на предприятии – это комплекс работ по определению целей, задач, формированию информационных потребностей управления, разработке и внедрению в использование набора процедур и правил ведения управленческого учета. Данный процесс можно представить в виде последовательных шагов, состоящих из трех крупных блоков (таблица 2):

Таблица 2[21]

Последовательность процедуры постановки управленческого учета

Все три компонента взаимосвязаны, так как без обеспечения требуемой детализации вносимых в первичные документы данных не будет возможности применить корректный алгоритм расчета затрат, а без указания формы определенного отчета содержащиеся в системе данные не попадут к пользователю. Поэтому, при постановке управленческого учета очень важно обеспечивать взаимосвязь между формами первичных документов, методикой расчета затрат, а также системой управленческих отчетов.

2 этап. Внедрение управленческого учета. На этом этапе происходит разграничение ответственности за ввод учетной информации, как правило, между сотрудниками финансового отдела, бухгалтерии и склада, а также их инструктаж. Внедрение программного продукта – важный процесс в технологической цепочке автоматизации управленческого учета.

Отсутствие на предприятиях четкой организационной структуры затрудняет разработку системы управленческого учета. Правильное выделение внутри предприятия центров ответственности и центров затрат – основа создания системы управленческого учета. Поэтому необходимо предварительное рассмотрение и совершенствование организационной структуры предприятия. Следует обратить особое внимание на методы учета затрат и требования к управленческой отчетности. На выбор метода учета затрат влияют факторы: организационная структура предприятия, разнообразие и характер видов продукции, услуг, проектов, производственная структура, тип производства, и другие индивидуальные особенности предприятия. От этого зависит выбор базы распределения конкретных видов издержек. Определяем, какой метод учета больше всего соответствует специфике предприятия, проведя исследование величины влияния различных факторов на поведение затрат. С внедрением управленческого учета появляются новые требования к системе документооборота. Методы управления, базирующиеся на анализе бумажных отчетов, техника сбора и представления информации для менеджеров, сам процесс принятия решений, основанный на том, что все необходимые сведения получаются из нескольких десятков отчетных форм, вошли в противоречие с быстро меняющимся рынком, резко усилившейся конкуренцией и возросшей требовательностью клиентов. Использование управленческого учета позволяет анализировать данные наиболее подробно при условии, что они правильно организованы. Возможно, понадобится интеграция или дезинтеграция отдельных форм отчетности, введение дополнительных регистров учета, повышение степени систематизации и концентрации информации. То есть должна быть проведена работа по повышению информативности документов и регистров учета.

3 этап. Автоматизация управленческого учета. Этап заключается в создании системы управления базами данных, которая позволяет систематизировать введенную информацию и на основании ее создавать необходимые финансовые отчеты.

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений фиксируются на бумаге.

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, потребовали перехода на новые информационные технологии (НИТ).

Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

• новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
• новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ); 

•безбумажная технология;

• технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п. 

Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе локальных и распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ. 

Первые два этапа, как правило, не вызывают трудностей у управленцев. На третьем этапе – автоматизации управленческого учета – начинаются проблемы с выбором программного продукта, на основе которого будет строиться деятельность всего управленческого механизма предприятия. Программы, которая вела бы учет всех сфер деятельности, нет, поэтому необходимо учитывать исторические особенности предприятия: его организационно — правовую форму, размер, характер деятельности, форму собственности, отраслевую принадлежность, правовой статус (таблица 3).

Таблица 3 [Составлена автором]

Классификация программных продуктов по сферам применения

Таблица 2 составлена автором по данным источникам [12, 15, 17].

Управленческий аппарат, учитывая особенности конкретного предприятия, может выбрать информационную базу для целей автоматизации управленческого учета по данной классификации. Необходимо объединить особенности предприятия и соответствующие программные продукты. Предложенная методика является универсальной при принятии управленческих решений по выбору программного продукта.

Выводы и предложения

Таким образом, вопрос автоматизации управленческого учета может быть решен комплексно на конкретном предприятии с учетом особенностей целей и задач управления, анализа широкого выбора имеющихся узкоспециализированных программных продуктов и решения вопросов их совместимости. Предложенная методика организации управленческого процесса и выбора автоматизированного программного продукта для управленческого учета основана на выявлении потребностей управления разных предприятий, учитывает классификацию программных продуктов по сферам применения. Универсальность данной методики заключается в возможности поэтапного решения задач организации управленческого учета на предприятии любой отрасли, характера и масштаба деятельности, правового статуса и организационной формы. Заинтересованное лицо, соотнеся сферу деятельности и особенности конкретного предприятия может выбрать из предложенного перечня программу для автоматизации управленческого учета без лишних материальных (консультация специалиста программиста) и временных затрат (самостоятельный поиск подходящей программной поддержки). Еще не разработано такое программное обеспечение, которое может быть адаптировано для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета одновременно. Это вынуждает предприятия пользоваться целым набором программ, что не всегда удобно ввиду несовместимости баз данных, повышает затраты не ведение учета и снижает эффективность деятельности предприятия.