Важной задачей любого экономического субъекта является улучшение процесса управления в целях рационального использования материальных, трудовых и денежных ресурсов. Управление экономическими процессами основывается на информации, одним из источников — бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет в хозяйственной деятельности организации выполняет функции, например, такую как контрольная. Главные задачи учета материалов  заключаются в: сохранности и мониторинге за передвижением и оптимальным применением всех материальных ценностей; выполнение утвержденных нормативных объемов запасов и расходов, заблаговременное обнаружение незадействованных материалов, получение точных сведений об остатках, размещающихся на складах предприятия.

Механизм управления бухгалтерским и налоговым учетом, формирование отчётности ОАО «РЖД» выведено в единое самостоятельное подразделение — Общий центр обслуживания (далее ОЦО), поэтому внутренний контроль следует рассматривать как независимую функцию управления, другими словами деятельность, имеющую целевую и системную направленность, определённое содержание и методы ее выполнения.

Централизация учетного процесса должна обеспечивать ряд функций (рисунок 1):

В ходе текущей хозяйственной деятельности применяется Регламент взаимодействия [2]. Регламент утвержден во время передачи функций по ведению бухгалтерского и налогового учета Центру корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» —  филиалу ОАО «РЖД» и является единым для применения всеми структурными подразделениями ОАО «РЖД».

Процесс формирования ОЦО завершен, физически работники Батайского отдела ОЦО остались на прежнем месте в Батайской дистанции СЦБ, функционально подчиняются непосредственно руководству бухгалтерского блока. Бухгалтерский процесс состоит из: формирование первичного документа, контроль качества, кодирование документов, ведение бухгалтерского учета (обработка в автоматизированной системе учета) и составление отчетности. На основе такого бизнес-процесса был разработан весь методологический комплекс, создана автоматизированная система учета. Составлен график документооборота, в котором указано как документ передается, кто отвечает на запросы по нему.

Рисунок 1. Функции учетного процесса

В качестве контроля за использованием материальных запасов утвержденным Регламентом взаимодействия на ОЦО возложены следующие функции:

— контролируется правильность формирования первичных учетных документов и иных документов, предоставляемых структурным подразделением. В случае обнаружения ошибок в оформлении первичных и прочих документов, ОЦО возвращает документы, с указанием причины возврата документов;

— участвует в инвентаризации активов и пассивов заказчика. ОЦО вносит предложения по составу бухгалтерских кадров для включения в состав инвентаризационной комиссии;

— отвечает за полноту и достоверность отражения в регистрах бухгалтерского и налогового учета хозяйственных операций, связанных с материальными запасами.

До появления ОЦО, бухгалтерия выполняла такие функции как: формирование первичных документов; участие в договорной работе; участие в финансовом и бюджетном планировании; подготовка и проведение инвентаризации.

Следует отметить, что распределение функций по ведению бухгалтерского и налогового учета и создание ОЦО, организация работы по обеспечению контроля за использованием материальных запасов переносится на руководителя предприятия. В частности это касается организации и контроля за оформлением первичных документов, инвентаризации. Бухгалтерия ОЦО в случаи возникновения трудностей при заполнении первичного документа консультирует причастных сотрудников Батайской дистанции СЦБ, фиксировать и отображать объективную картину деятельности предприятия в отчетности. При проведении инвентаризации материальных запасов в Батайской дистанции СЦБ бухгалтерии поручается регистрация ее результатов. От того, насколько грамотны специалисты организации в вопросе проведения инвентаризации, зависит достоверность ее выполнения.

Инвентаризация это трудоемкий процесс. Для незамедлительного и качественного проведения необходима слаженная и грамотная работа всех участников. Инвентаризация, в условиях контрольных мероприятий, указывает на отсутствие между ОЦО и обслуживающим предприятием налаженного и систематического обмена сведениями о практически приобретенных материалах, их замене и списании. Несоблюдение условий документооборота работниками предприятия приведет к несвоевременному заполнению хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учёта, работниками ОЦО. В связи с этим образовывается необходимость систематических проверок качественного подхода к проведению инвентаризации. Чтобы объективно увидеть финансово-экономическое состояние предприятия, целесообразно владеть актуальными данными о материальных запасах, находящихся в ее распоряжении: совпадают ли реальные остатки материалов сведениям бухгалтерского учета, в каком состоянии они находятся.

Любая организация не имеет гарантий отсутствия недостач, воровства, порчи имущества. В итоге инвентаризации отражаются сходства или расхождения фактического наличия ценностей от учетных данных в виде излишек и недостач.

В соответствии со статьей 11 ФЗ № 402 , учетной политикой [3], и в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Батайской дистанции СЦБ проводится инвентаризация. Руководитель организации издает распоряжение о проведении инвентаризации. В регламенте взаимодействия между Батайским отделом ОЦО и Батайской дистанцией СЦБ утвержден порядок проведения инвентаризации, который доводится до всех работников, участвующих в ней. А для проведения инвентаризации прописаны действия работников на каждом этапе работ: ответственного за подготовительные мероприятия к инвентаризации, заполняющего инвентаризационные описи, акты инвентаризации, оформляющего результаты. В должностных инструкциях сотрудников, участвующих в проведении инвентаризации, необходимо прописывать ответственность за действия, осуществляемые ими в ходе инвентаризации

В состав комиссии включаются: представители аппарата управления дистанции (главный инженер, начальник технического сектора, экономист) и работники ОЦО. Отталкиваясь только на данные бухгалтерского учета, при составлении инвентаризационных ведомостей, приведет к невыполнению контрольной функции инвентаризации запасов. Низкокачественный метод к инвентаризации искажает действительное состояние организации. В итоге под подозрение встает не только результат инвентаризации, но и вся отчетность ОАО «РЖД».

Снижение контроля управления за инвентаризацией в условиях распределения функций по ведению бухгалтерского и налогового учета в ОЦО приведет к выполнению инвентаризации независимыми специалистами сторонних организаций с профессиональным опытом. Это повлечет за собой увеличение издержек на предприятии. Для обеспечения достоверного отражения хозяйственных операций связанных с учетом материальных запасов и контроля за их использованием необходимо разработать и утвердить регламент взаимодействия непосредственно Батайской дистанции СЦБ и Батайского отдела Ростовского территориального ОЦОУ-1 с указанием конкретных должностей  причастных работников с момента поступления материалов на склад, до момента списания. Регламент взаимодействия в части контроля за операциями связанными с учетом материальных запасов дополнен следующими основными функциями (таблица 1.):

Таблица 1

Необходимые функции контроля использования материальных запасов

В заключении сделаем выводы:

— при проведении инвентаризации, прежде всего, заинтересована Батайская дистанция СЦБ, в частности руководитель для того, чтобы иметь достоверную информацию о фактическом положении дел. Отсутствие реальной информации о состоянии имущества и обязательств не позволяет руководителю дистанции принимать правильные решения;

— чтобы обеспечить качественную первичную документацию,  достоверную и своевременную проведенную инвентаризацию, руководству дистанции необходимо не нарушать профессиональный подход и подготавливать этому ответственных специалистов;

— обязанности сотрудников дистанции при проведении инвентаризации необходимо отражать в должностных обязанностях: ответственность за выполнение подготовительных мероприятий, оформление инвентаризационных описей, актов, составление итогов инвентаризации;

— в целях обеспечения своевременного оформления хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета работниками Батайского отдела ОЦО, со стороны Батайской дистанции СЦБ требуется строгое соблюдение графика документооборота.