Актуальность. В современном мире каждая компания, чтобы быть успешной должна иметь особые характеристики и свойства, которые бы выделяли ее в положительную сторону среди общей массы конкурентов. Данные характеристики иначе можно назвать –  конкурентные преимущества. На сегодняшний день компании стремятся снижать себестоимость и время, затраченное на изготовление, продажу и доведения продукта для потребителя. Это касается любых процессов на предприятии. Инициация и детальная проработка проекта помогает процессы оптимизировать, что приводит к увеличению прибыли вследствие оптимизации затрат.[1,2,3,4,5]

Проект является движущей силой изменения предприятия. Задумывая какой-либо проект, предприятие начинает делать первые шаги в сторону преобразования своего текущего состояния в иное, более совершенное. Проекты создают материальную или нематериальную ценность для предприятия: денежные средства, развитые коммуникационные сети или же гудвилл и узнаваемость торговой марки. Существуют различные факторы, которые побуждают предприятия совершать проекты, оперативно реагировать на меняющиеся условия среды. Чтобы успешно существовать предприятию необходимо – постоянно изменяться и «отвечать» на подобные вызовы внешней среды. Проект – средство, которое позволяет предприятию успешно и с наименьшими затратами времени и ресурсами внедрить изменения в деятельность организации. Это предполагает, что проект – главный способ создания ценности в организации. Результативное управление проектами помогает: повышать вероятность успеха, поставлять нужный продукт в нужные сроки, своевременно реагировать на риски, эффективно использовать ресурсы, успешно управлять изменениями. Плохое же управление, очевидно, порождает обратный эффект. Это говорит о том, много на предприятии зависит от того, кто инициирует проект, кто его курирует и поддерживает. Следовательно, остро стоит проблема подбора на такую должность и обучение данного работника.

Цель исследования. Выбор оптимального использования материальных, трудовых и временных ресурсов для совершенствования функционирования нового подразделения действующего предприятия – «Центральный офис». Это новое подразделение располагается в Санкт-Петербурге, в то время как материнская компания работает за Уралом.

Объект исследования – промышленное предприятие ОАО «Криотехнологии». Данное предприятие занимается производством вакуумной и компрессорной техники, систем кондиционирования воздуха, криогенного емкостного и холодильного оборудования. Линейка продукции ориентирована на промышленные и военно – прикладные задачи, что делает данную организацию зависимой от государственных заказов.

Сам проект можно описать так: в Санкт-Петербурге надо открыть подразделение производственной компании, чтобы улучшить коммуникации с поставщиками и заказчиками. Проект условно назовём «Центральный офис», как и само подразделение. Основные заказчики  ОАО «Криотехнологии» базируются в городе Санкт-Петербург, это явилось основной причиной для открытия «Центрального офиса» в этом городе. Спустя некоторое время перед предприятием возникла проблема неэффективного использования данного подразделения. Ключевая причина, по мнению авторов, –отсутствие четко спланированного проекта.

Итак, на предприятии ОАО «Криотехнологии» авторами была обнаружена проблема недостаточной эффективности ранее открытого подразделения «Центральный офис». Выявлена необходимость в следующем документе: «Положение о центральном офисе». Данный документ необходим, прежде всего, для определения целей и задач подразделения, контроля и мониторинга их выполнения, для дальнейшей оценки деятельности подразделения, на основе которой будет совершаться работа над ошибками и корректировки деятельности подразделения. Отсутствие документа может привести к неэффективному использованию трудовых ресурсов задействованных в работе в данном подразделении.  Так как данный документ обнаружен не был, можно предположить, что работники «Центрального офиса» могут некорректно понимать задач, «задуманные» руководством для данного подразделения. Это, в свою очередь, может служить причиной снижения эффективности работы, а также неопределенности в ходе оценки качества работы подразделения.

«Центральный офис», по информации, предоставленной руководителем,  создавался для определенных целей:

1)более быстрый и своевременный контакт с заказчиками/поставщиками;
2)заключение договоров, контрактов и соглашений с заказчиками/поставщиками;

3)составление заказов;

4)выполнение представительских функции перед поставщиками/заказчиками/контролирующими органами и иными лицами;
5) осуществления торгов на электронных площадках, поиск поставщиков и клиентов.

 Географическое положение «Центрального офиса» далеко неслучайно, поскольку основными заказчиками являются (АО «Машиностроение Северные верфи» и АО «Адмиралтейские верфи» (г. Санкт-Петербург). Близкое расположение стратегических партнеров по отношению к Центральному офису (г. СПБ) по сравнению с материнской компанией является ключевым фактором.

Обращая внимание на цели, которые ставились перед «Центральным офисом», можно отметить тот факт, что подавляющее большинство функций не выполняются из-за отсутствия основополагающих компонентов:

1)отсутствие договорного отдела, для связи с поставщиками/заказчиками;

2)  отсутствие юридического отдела;

3) отсутствие положения  о «Центральном офисе».

 Мы считаем, что расплывчатые формулировки поставленных задач  и «удержание в голове» необходимых целей привели к неэффективному исполнению проекта в целом. Под проектом здесь подразумевается открытие и последующая эффективная работа «Центрального офиса». По мнению авторов,  отсутствующие компоненты во многом являются ключевыми для эффективной работы офиса. Перечисленных упущений можно было бы избежать путем детальной проработки проекта, которая не только позволила бы качественно выполнить поставленную руководством задачу, но и сократила бы финансовые и временные затраты, а так же потенциально упущенную прибыль.

 В подтверждение нашим словам рассмотрим сценарий применения проектного менеджмента. В предположении, что WBS (Work breakdown structure) известна. Определим план по срокам проекта. Применим трехточечные оценки времени задач (табл.1). Временные оценки даны экспертами: генеральный директор предприятия, финансовый директор, главный инженер, коммерческий директор.

 Таблица 1

План по срокам проекта «Центральный офис»

Далее постоим диаграмму и рассчитаем критический путь (рис.1)

Рисунок 1. Диаграмма Ганта для проекта «Центральный офис»

Затем оценим стоимость проекта.  Также применим экспертные оценки (табл.2).

Таблица 2

Оценка стоимости проекта

Таким образом, в нашем сценарии открытие офиса займет 120 дней (4 месяца) и будет затрачено 9 930 100 рублей. Сравним эти данные с фактическими цифрами, так как «Центральный офис» уже работает.

В целом на открытие данного подразделения было потрачено около 11 000 000 рублей, что больше чем рассчитанное нами значение на 1 069 900 руб., что составляет 9,7% от стоимости реализации всего проекта компанией.

Время на открытие «Центрального офиса» составило 150 дней, что превышает рассчитанное нами значение на 30 дней. При применении проектного управления мы бы сэкономили 20% по времени. Уже реализованный проект не имел четко сформулированного и продуманного плана выполнения работ, вследствие чего появились простои, некоторые сотрудники затрачивали больше времени на типовые операции, появилась нехватка сотрудников, так как график работ был построен некорректно. В разработанном же рассматриваемом проекте на диаграмме Ганта можно увидеть грамотное распределение трудовых ресурсов, некоторые процессы выполняются параллельно, остальные последовательно день в день, что способствует сокращению временных и материальных затрат. Также, поскольку офис в рассматриваемом варианте начинает свою работу на месяц раньше, то можно говорить о потенциальной прибыли для данного варианта.

Результаты исследования.

Таким образом, можно сделать вывод, что инициация и планирование проекта – процессы способные сохранить временные и финансовые ресурсы. Формализуя задачи для персонала, управляющий превращает их из чего-то неопределенного с «плавающими» временными границами в конкретные шаги с понятным инструментарием. Это облегчает работу сотруднику, экономит время, финансы и максимизирует прибыль. В целом, как показывает практика, проектный менеджмент обеспечивает экономию затрат и времени для предприятия.